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Comment organiser sa journée à la maison ?

Organiser votre journée a plusieurs avantages. Cela vous permet d’être plus efficace et d’aller de l’avant dans vos projets, d’avoir du temps libre pour vous détendre et de rester à la disposition de ceux que vous aimez. Convaincu Découvrez dans cet article les 2 techniques simples pour organiser votre journée comme un pro !

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J’ ai récemment participé à une conférence de deux jours. Très intéressant, tout était avant tout parfaitement organisé et planifié. Et malgré un programme assez chargé, tout prévu a été fait, présenté, discuté, débattu.

Avec juste ce qu’il a fallu du temps pour l’entracte et les pauses.

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Juste assez de temps aussi pour les quelques petites actions hors conférence : un petit appel téléphonique, un courrier rapide,…

Dans ces cas, nous savons comment aller à l’essentiel : pas d’actions inutiles, pas de bavardage superflu,… Nous nous concentrons sur l’essentiel et recherchons le résultat.Je ne pouvais pas m’empêcher de comparer avec notre comportement quotidien.

Nous avons tendance à faire exactement le contraire :

  • Nous prenons plus de temps que nécessaire pour nos tâches ;
  • nous perdons du temps sur les futilités et les détails ;
  • soit il n’y a pas de planification, soit une planification trop serrée et inutile.

Sans parler des collègues qui prennent du temps, des exigences de dernière minute de notre hiérarchie et d’autres événements imprévus.

Comment organiser votre journée

L’ expérience de la conférence m’amène à penser qu’estimer le temps nécessaire à l’exécution d’une tâche est une bonne chose. Combinons cela avec une organisation sage de votre journée et nous avons un début à résoudre.

  • Gardez vos tâches à temps
    • Évaluez le temps requis pour chaque tâche ou type de tâche.
    • Utilisez une minuterie pour limiter le temps utilisé pour chaque tâche.
  • Planifiez votre journée
    • Réservez des plages de temps.
    • Arbitrez vos tâches par priorité.

Gardez vos tâches à temps

C. Northcote Parkinson vous a averti, et cela dès 1958.Pour dire simplement, la loi de Parkinson stipule que « le travail tend à s’étendre pour occuper tous les temps disponible. » En d’autres termes :

Une tâche utilise toujours tout le temps qui lui est alloué. Le risque est de prendre trop de temps pour certaines taches et de ne pas avoir assez pour traiter d’autres taches comme il se doit. Il est donc nécessaire de déterminer à l’avance le temps qui peut nécessiter pour effectuer une tache. Et évitez de vous laisser déborder. En outre, limiter le temps alloué à chaque tâche nécessite de passer à l’essentiel. Ce faisant, nous sommes encouragés à respecter la loi de Pareto : atteindre le 80% du plus important en consommant seulement 20% de notre temps. La méthode est simple :

  • estimer le temps requis pour chaque tâche ou type de tâche . Ni trop peu pour ne pas stresser et perdre de la qualité, ni trop de ne pas perdre de l’efficacité et de perdre votre temps. Si vous gérez des listes de tâches, vous pouvez spécifier ces heures pour chaque tâche plutôt que de les recalculer à chaque fois.
  • Utilisez une minuterie pour limiter le temps utilisé pour chaque tâche . Selon vos habitudes et vos goûts, ce temps peut être pris d’un bloc ou d’une saucisse en plusieurs blocs, comme avec la technique Pomodoro.

Comment déterminer l’heure de chaque tâche

Pour estimer le temps d’une tâche, 2 techniques fonctionnent bien : celle du « doigt mouillé » et celle du « nez creux ». Vous pouvez mélanger cela avec un peu de pratique et d’expérience. Et même demander qui sait mieux Comme vous፦) .Avec le temps et la pratique, vous allez mieux estimer les durées nécessaires, mieux savoir comment les respecter et apprendre à viser l’essentiel. Cela augmentera l’efficacité et la productivité.

Petit accent sur la technique Pomodoro

Très peu de choses, la technique Pomodoro se déroule en cinq étapes :

  1. décider de la tâche à effectuer ;
  2. réglez la minuterie à 25 minutes ;
  3. travailler sur cette tâche jusqu’à ce que la minuterie sonne ;
  4. prendre une courte pause de 5 minutes ;
  5. toutes les 4 séances prennent une pause légèrement plus longue de 15 à 20 minutes.

Eh bien, la version officielle et complète de la méthode est plus compliquée. Mais l’essentiel est là. Je dirais même sa moelle substantielle.

Travailler en sections de 25, 50 ou 75 minutes et consacrer chaque section à une tâche spécifique est la technique de productivité personnelle la plus utile et la plus utile efficace que je n’ai jamais utilisée.

Je vous conseille fortement de l’essayer.

Pour commencer, n’hésitez pas à travailler en 15 minutes étirer avec des pauses de 5 minutes. En chaînant 3 ensembles, c’est pile 1 heure.

Planifiez votre journée

Organiser sa journée est de distribuer ses activités au fil du temps en fonction de ses objectifs et de la durée de ces activités.Les 2 concepts importants dans la phrase précédente sont « selon ses objectifs » et « selon la durée de ces activités » :

  • Vos objectifs vous permettent de déterminer ce que vous devez effectuer maintenant et ce que vous pouvez reporter
  • La durée des activités vous indique ce qui est le meilleur arrangement possible au fil du temps.

Un troisième élément peut intervenir : la nature de la tâche. Afin de collecter les tâches par type et de créer un lot. Ou effectuez 2 tâches simples simultanément.

L’ exemple typique est l’appel téléphonique : vous pouvez collecter tous les appels téléphoniques à la même heure de la journée ou appeler en même temps que vous vous déplacez (soyez prudent en voiture) .Organiser votre journée consiste essentiellement à :

  • des plages de temps réservées pour gérer leurs tâches ;
  • hiérarchiser les tâches à effectuer.

Avec ces 2 étapes, vous avez la méthode de base pour planifier vos journées.

Plages de temps réservées

Prenez rendez-vous avec vous-même. Réservez ces rendez-vous à l’exécution des tâches et activités de la journée. Il se peut que des réunions ou des rendez-vous soient déjà programmés pendant la journée. Eh bien, prenez du temps entre ces moments déjà bloqués. Un bon rapport est :

  • 60 % du temps pour les activités prévues et prévues ;
  • 20% du temps pour les activités imprévues et les dangers
  •  ; 20% du temps pour des activités gratuites ou sociales.

Arbitrez vos taches par priorité

Il est essentiel d’accomplir les tâches les plus importantes en priorité. Ce sont ceux qui font avancer vos projets et vos objectifs en agissant sur la moelle substantielle de ces projets et objectifs. Classez tous vos spots par importance. Les plus importants seront traités en priorité. D’autres attendent patiemment leur tour et pourraient même être reportés au lendemain. En ce qui concerne les tâches qui sont réellement urgentes ou qui doivent être exécutées aujourd’hui, je pense qu’elles doivent être exécutées en priorité. Avant les autres. Cependant, ces taches doivent être évitées avant tout. Mais cela est un autre sujet.Et ne pas oublier que vous pouvez toujours :

  • Supprimez les tâches qui ont été trop longtemps suspendues de vos listes
  • déléguer quand c’est possible.

Organisez votre journée mais être réaliste

La planification de votre journée concerne les moments réservés à la réalisation de tâches imprévues, ce que nous venons de voir, mais aussi les tâches prévues : réunion, rendez-vous, déjeuner, activités sociales,… Pour être pleinement utile, votre planification doit être réaliste et tenir compte d’autres éléments : voyage possible, derniers menus de réunions et rendez-vous, transition entre chaque moment, imprévu,… Parce que, même si, comme Hannibal Smith, vous aimez qu’un plan se déroule sans accroc, c’est rarement le cas.

Il est donc nécessaire de prendre quelques précautions :

  • Ne vous surchargez pas  : vous aurez tendance à être optimiste, à sous-estimer certaines durées (traitement, mouvement,…) et à surestimer vos capacités ;
  • autoriser les marges  : ajouter 5 à 10 minutes entre chaque tâche et l’activité planifiée
  • prévenir les interruptions  : vous ne pouvez pas prédire les interruptions, mais vous pouvez les empêcher : cela rejoint le conseil d’administration de 20% du temps pour les activités gratuites ou sociales ;
  • prévoir des pauses  : qui veut aller loin nettoyer son cadre : être placé dans les 20% du temps pour des activités gratuites ou sociales,

Constatation

En résumé…

Gardez vos tâches à temps

  • Évaluez le temps requis pour chaque tâche ou type de tâche.
  • Utilisez une minuterie pour limiter le temps utilisé pour chaque tâche.

Planifiez votre journée

  • Réservez des plages de temps.
  • Arbitrez vos tâches par priorité.

2 techniques, 4 étapes, et autant de conseils. Il ne faut pas plus pour être un expert et organiser sa journée comme un pro.Préparez-vous votre journée ? Quelles techniques et méthodes utilisez-vous ? Avez-vous des conseils à nous donner ? Je serais vraiment heureux de lire et de partager avec vous.